أن تعقد اجتماعًا تكون أنت المتحدث فيه، فهذا عمل يتطلب أن تعي عدد من العوامل والمهارات وهي مهارات الاتصال الفعال، نسرد لك في هذا المقال عدد من المهارات اللازمة لقيادة

اجتماع مثمر.

مهارات الاتصال الفعال

1. استمع باهتمام

يمكنك إنشاء اتصال عميق وبناء الثقة مع المتحدث  بالاستماع إليه باهتمام، ومحاولة فهم ما يريد إيصاله، يمكن أيضًا فهم عدد من الأمور من وراء كلام المتحدث عند محاولة فهم جوهر كلامه ودوافعه، إليك بعض الإرشادات لتحسين مهارة الاستماع الفعال.

•   قم بإجراء اتصال مناسب بالعين مع المتحدث ، وركز على تعبيره أو الكلمات.
• اطرح الأسئلة بعد الانتهاء من الحديث إذا تواجد أي لبس.
• انتبه لوضعية الجسد عند الاستماع.

2. كن محددًا وواضحًا

لكي تأسس مهارات الاتصال الفعال لديك، تأكد من وضوح رسالتك وأهدافك واستيعابها من الجميع ودعمها بالحقائق والأرقام قدر الإمكان و توضيح التفاصيل المرتبطة بها ، إليك بعض الإرشادات لتحسين وضوح رسالتك باستخدام مفردات بسيطة.

3.  اهتم بوسائل الاتصال غير اللفظي

يأتي هنا دور لغة الجسد في تحقيق التواصل الفعال، مثل:

• اهتم بنبرة الصوت.
• التواصل البصري.
• تعبيرات الوجه
• إيماءات الوجه. 

4. اهتم بالصورة البصرية

الصورة أبلغ من الكلمات، احرص على استخدام الصورة والأشكال المرئية المتاحة لعرض معلوماتك، لأنه وفقًا لنفس الدراسة ، تم التوصل إلى أننا لا نتذكر الكلمات طويلًا مقارنة بالصور، لكي تكون قادرًا على تحقيق الاتصال الفعال، احرص على   الاتصال المرئي  بما في ذلك تمثيل المعلومات من خلال الرسوم البيانية والخرائط والصور والرسوم البيانية.

 

7. أظهر التعاطف

كن على دراية بمفاهيم وآراء من حولك واحترم آرائهم خاصة إذا كنت تعرض عليهم آراء أو معلومات مخالفة لآرائهم، حاول ألا تحبط واعمل على توضيح معلوماتك.

الذكاء العاطفي والاجتماعي | لا غنى عنهما معًا

 :قد يهمك أيضًا

استيراتيجيات مهارات الاتصال الفعال

لكي تحقق مهارات الاتصال الفعال، نقترح عليك بعض الاستراتيجيات:

1-   اهتم التواصل الفردي

التواصل الفردي هو التواصل وجهًا لوجه مع الأفراد، وترجع أهميته إلى فهم، ومعرفتهم بطريقة أفضل.

  يمكنك قراءة لغة جسدهم، ومعرفة طرق الاتصال الأكثر راحة لهم ، ومعرفة الإشارات المرئية التي يستخدمونها أكثر. 

2-      تأكد من إتاحة الفرصة للجميع في التحدث

من المهم أن تحرص على إتاحة الفرصة للجميع للتعبير عن آرائهم بفرص متساوية والتنبيه على الآخرين لعدم المقاطعة، هذا التفاعل سيمنح الفرصة للتفاعل بين المشاركين وسماع وجهات نظر و أفكار متنوعة تساعد على دعم الأهداف، وبالتأكيد صقل مهارات التحدث والاستماع.

3. الاستفادة من وسائل الاتصال المتعددة

ستفيدك المرونة في تعلم واستخدام وسائل التواصل المختلفة في صقل مهارات الاتصال الفعال والوصول إلى أعضاء فريقك بسهولة على المدى الطويل. 

3-   بث روح الدعابة

يمكن للمحادثات الجادة أن تضعك أنت والمشاركين الآخرين في حالة ذهنية سلبية، وسيؤثر هذا على الأداء العام والتواصل و إدراكك للمعلومات واستخلاص النتائج. بألإضافة إلى الملل الكبير الذي سيصيب الفريق وإعاقة فهم وتوصيل المعلومات.

يعتبر المزاح من أهم مهارات الاتصال الفعال في جلسة جادة مرهقة لمساعدة المشاركين على الاسترخاء و التخفيف عنهم ومساعدتهم على الاحتفاظ باهتمامهم.

4-  اهتم بالإعداد الجيد لعرضك

لا تأخذ الأمور باستخفاف واستعد دائمًا مسبقًا عندما تضطر إلى مشاركة بعض المعلومات المهمة مع زملائك في الفريق.  

5- دّون جميع النقاط المهمة التي تريد توصيلها بفريقك

  التركيز على تقديم المعلومات بطريقة شيقة وجذابة باستخدام العروض المرئية والتكنولوجيا بشكل عام.

6-  شارك مستمعيك

حتى لا تكون مشاركة المعلومات ذات اتجاه واحد، اهتم أن تستمع إلى تعليقات المشاركين من خلال الأسئلة التي تطرحها في نهاية العرض التقديمي،  يمكن أن تكون التعليقات في شكل شكوك أو اقتراحات أو أفكار ستحصل عليها عرض معلوماتك. 

7-  كن مستعدًا للاختلاف

في بعض الأحيان ، قد تجد نفسك في محادثة مع شخص تختلف أفكاره وآرائه ومشاعرك تمامًا عن أفكارك. الخياران الأكثر وضوحًا لديك في مثل هذه الظروف هما إما تجنب المحادثة أو الانخراط في مناقشة.

في كلا الحالتين حافظ على مهارات الاتصال الفعال وسماع الاراءحول الموضوع و فهمها بغض النظر عن الاختلافات الشخصية، ومن الممكن التدرب على طريقة الرد في مثل هذه المواقف.

8-  اهتم بتدوين الملاحظات

للتأكد من أن المناقشة تجلب نتائج مثمرة وأن المعلومات لا تضيع ، تحتاج إلى تدوين كل معلومة تبدو ذات قيمة. بهذه الطريقة، يمكنك تسجيل العديد من الأفكار والاحتفاظ بها.

9- اهتم باستخدام وسائل التكنولوجيا

  ظهرت العديد من الأدوات التي تسهل على الفريق التواصل ومشاركة أفكارهم وأفكارهم بسهولة، يمكنك استخدام أدوات التعاون الجماعي عبر الإنترنت للمراسلة الفورية ومؤتمرات الفيديو والعصف الذهني، هناك عدد من المواقع والمتصفحات التي تتيح خواص التواصل عن بعد، ومشاركة البيانات وتسجيل الاجتماعات.

 

 

هناك بعض الأخطاء التي يجب تجنبها إذا أردت تعزيز مهارات الاتصال الفعال

أخطاء تضعف من مهارات الاتصال الفعال

1-  افتراض المساواة في الفهم لدى جميع المشاركين

ليس من المنطقي أن يفهم الجميع ما تريد توصيله في ذات الوقت وذلك لاختلاف مستوى الفهم، جهز استراتيجية تناسب جميع مستويات المشاركين.

2-  ضعف مهارات الاستماع

عند محاولة الاستماع الجيد للمشاركين وفهم آرائهم سيجعلك تستطيع أن تنفتح على الأفكار التي تدور بذهنهم وتوضيح المعلومات بشكل أكثر وربما إضافة بعض الأفكار.

3-   إهمال نبرة الصوت

يجب الانتباه إلى النبرة والطريقة التي تتحدث بها حتى لا تؤثر بالسلب على المستمعين، احرص على النبرة الإيجابية الواثقة.

4-  افصل عواطفك

من المهم أثناء إجراء المناقشات تحييد مشاعرك الخاصة، فكر بشكل منطقي لاتخاذ القرارات السليمة وهذا له أهمية كبيرة في مهارات الاتصال الفعال في بيئة العمل.

5- عبر عن أفكارك

تكمن مهمة التعبير عن أفكارك في استكمال الصورة لدى المستمعين وفهم الرؤية وراء عرضك.

6- فكر أولًا

من المهم لكي تدعم مهرات الاتصال الفعال في بيئة العمل أن تفكر قبل التصرف.

7- لا تدع المشتتات تلهيك

لا تدع مشتتات من الممكن أن تحدث في الاجتماعات مثل استخدام الموبايلات، التصرف بطريقة سلبية أن تلهيك عن سرد المعلومات المهمة، حافظ على إسلوبك الإيجابي.

 

في الختام، تحتاج بعض المهارات للتدريب عليها، احرص على ذلك إذا كان يتضمن عملك الكثير من الاجتماعات سيعود الأمر عليك بنجاح وفعالية أكثر.

 المراجع:

https://instagantt.com/project-management/top-10-skills-for-effective-communication

https://www.proofhub.com/articles/communication-strategies